5 KI-Use-Cases für den Mittelstand: Wo KI echten Mehrwert schafft
Andres Andreas
KI ist kein Zukunftsthema mehr – sie ist Realität. Doch wo sollten Mittelständler anfangen? Wir zeigen fünf konkrete Use Cases, die sofort Entlastung bringen und sich schnell rechnen.
1. Automatisierte Dokumentenverarbeitung mit OCR
Das Problem: Kundenbestellungen, Lieferantenrechnungen, Lieferscheine – täglich landen dutzende Dokumente in verschiedenen Formaten im Postfach. Die manuelle Erfassung kostet Zeit und ist fehleranfällig.
Die Lösung: KI-gestützte OCR (Optical Character Recognition) extrahiert automatisch relevante Daten aus PDFs, Scans, E-Mails und sogar Papierdokumenten. Die Informationen werden automatisch umgewandelt und direkt ins ERP übertragen. Dank "Human in the Loop" können Sie bei kritischen Dokumenten oder niedriger Erkennungsrate eine manuelle Prüfung einbauen – so behalten Sie die Kontrolle bei maximaler Automatisierung.
💡 Quick Win
Bis zu 80% Zeitersparnis bei Kundenbestellungen und Lieferantenrechnungen – mit konfigurierbarer Erkennungsrate und optionaler manueller Freigabe bei Unsicherheit.
2. Intelligenter Kundenservice mit ERP-Integration
Das Problem: Immer die gleichen Fragen zu Öffnungszeiten, Lieferstatus, Bestellungen oder Produktverfügbarkeit. Ihr Team verbringt viel Zeit mit Standardanfragen, die eigentlich direkt beantwortet werden könnten.
Die Lösung: Ein KI-Chatbot beantwortet häufige Fragen automatisch – 24/7, mehrsprachig und konsistent. Das Besondere: Der Bot ist direkt mit Ihren Unternehmensdaten und ERP-System verbunden. Kunden können so z.B. ihren Bestellstatus in Echtzeit abfragen, Liefertermine einsehen oder Produktverfügbarkeiten prüfen. Komplexe Anfragen werden intelligent an Ihr Team weitergeleitet – mit allen relevanten Kontext-Informationen.
💡 Quick Win
60% weniger Support-Anfragen im Team – bei besserer Kundenzufriedenheit durch sofortige, datenbasierte Antworten direkt aus Ihrem ERP-System.
3. Unternehmens-GPT: Wissen für alle zugänglich machen
Das Problem: Wichtiges Unternehmenswissen steckt in Handbüchern, Wikis, E-Mails und Köpfen einzelner Mitarbeiter. Neue Kollegen brauchen Wochen, um sich einzuarbeiten. Die Suche nach Informationen kostet täglich Zeit.
Die Lösung: Ein Unternehmens-GPT trainiert auf Ihren internen Dokumenten, Prozessen und Wissen. Mitarbeiter können in natürlicher Sprache Fragen stellen und erhalten sofort präzise Antworten – inklusive Quellenangabe. Von Produktspezifikationen über Prozessbeschreibungen bis zu Best Practices: Das gesamte Unternehmenswissen wird durchsuchbar und für alle nutzbar. Das hebelt Ihre Mitarbeiter massiv und beschleunigt Einarbeitung, Problemlösung und Entscheidungen.
💡 Quick Win
Bis zu 50% schnellere Informationsbeschaffung und deutlich kürzere Einarbeitungszeiten – durch sofortigen Zugriff auf das gesamte Unternehmenswissen.
4. Automatische Stammdatenpflege & Datenanreicherung
Das Problem: Stammdaten im PIM oder ERP sind oft unvollständig, inkonsistent oder veraltet. Die manuelle Pflege von Artikelstammdaten, Produktbeschreibungen, Kategorisierungen und technischen Spezifikationen ist zeitaufwendig und fehleranfällig.
Die Lösung: KI reichert Ihre Stammdaten automatisch an – von der Generierung fehlender Produktbeschreibungen über die Kategorisierung nach Warengruppen bis zur Extraktion technischer Daten aus Datenblättern. Die KI kann auch Duplikate erkennen, Datenlücken identifizieren und Vorschläge zur Vervollständigung machen. Das Ergebnis: Hochwertige, konsistente Stammdaten ohne manuellen Aufwand.
💡 Quick Win
Bis zu 70% Zeitersparnis in der Stammdatenpflege – bei gleichzeitig höherer Datenqualität für E-Commerce, Kataloge und interne Systeme.
5. CRM-Automatisierung: Voice-Besuchsberichte mit KI-Handlungsempfehlungen
Das Problem: Nach Kundenterminen müssen Vertriebsmitarbeiter zeitaufwendige Besuchsberichte schreiben. Oft bleiben wichtige Details auf der Strecke oder werden zu spät dokumentiert. Die Ableitung konkreter nächster Schritte erfolgt meist ad-hoc.
Die Lösung: Vertriebsmitarbeiter sprechen ihre Besuchsberichte einfach per Voice ein – direkt nach dem Termin oder während der Fahrt. Die KI wandelt die Aufnahme nicht nur in strukturierten Text um, sondern analysiert den Inhalt auch im Kontext der kompletten Kundenhistorie. Auf Basis vergangener Interaktionen, Kaufverhalten und aktueller Gesprächsinhalte generiert die KI konkrete Handlungsempfehlungen: Welche Produkte passen? Wann sollte nachgefasst werden? Welche Risiken gibt es? Das spart nicht nur Zeit, sondern macht den Vertrieb deutlich effektiver.
💡 Quick Win
70% schnellere Dokumentation von Kundenterminen plus datenbasierte Handlungsempfehlungen – für mehr Abschlüsse und bessere Kundenbindung.
Fazit: Pragmatisch starten, schnell profitieren
KI muss nicht kompliziert sein. Diese fünf Use Cases zeigen: Mit der richtigen Priorisierung und einem pragmatischen Ansatz können auch mittelständische Unternehmen schnell von KI profitieren.
Unser Tipp: Starten Sie mit einem Quick Win – einem Use Case, der schnell Ergebnisse liefert und das Team überzeugt. Von dort aus können Sie Schritt für Schritt weitere Prozesse optimieren.
Andres Andreas
Geschäftsführer bei viamind. Über 8 Jahre Erfahrung in der ERP-Beratung, spezialisiert auf technische Machbarkeitsprüfung und KI-Tool-Evaluierung. Experte für KI-Integration und Prozessautomatisierung im Mittelstand.