Unternehmens-GPT im Mittelstand: Mehr als ChatGPT mit Datenschutz
Die Realität in vielen Unternehmen
Mitarbeiter nutzen KI bereits für viele alltägliche Aufgaben: E-Mails formulieren, Protokolle zusammenfassen, Angebote vorstrukturieren. ChatGPT, Claude & Co. sind für viele so selbstverständlich geworden wie Excel oder Outlook – aber oft ohne Wissen der IT und ohne sichere Unternehmenslösung.
Das Thema ist nicht mehr ob KI genutzt wird, sondern wie – und ob das im Rahmen einer kontrollierten Unternehmenslösung passiert oder auf eigene Faust.
Warum das problematisch ist
Ein Szenario, das wir häufig sehen: Der Vertrieb nutzt ChatGPT für Angebote – mit Kundennamen, Preislisten und Vertragsdetails. Praktisch, produktiv – aber mit ungeklärten Fragen bei Datenschutz und Datenhoheit.
Wichtig zu wissen
Was ein Unternehmens-GPT anders macht
Spezialisierte Plattformen wie Langdock oder MeinGPT haben in den letzten Monaten ihre Enterprise-Funktionen deutlich erweitert. Für den Mittelstand sind sie oft die bessere Wahl als ChatGPT Enterprise oder Perplexity: Sie sind von Anfang an auf europäische Anforderungen ausgelegt, bieten volle Kontrolle über die Datenhoheit und ermöglichen die flexible Nutzung verschiedener KI-Modelle.
Das Ergebnis: Ein Unternehmens-GPT ist heute weit mehr als ein abgesichertes Chat-Fenster.
Die wichtigsten Mehrwerte:
Spezialisierte Assistenten mit echtem Nutzen
Statt einem generischen Chatbot bauen Sie Assistenten, die konkreten Mehrwert liefern: Ein Vertriebs-Assistent, der Produktanfragen schneller beantwortet. Ein Marketing-Assistent, der Texte direkt nach Ihrem Firmen-Styleguide erstellt. Ein Technik-Assistent, der Handbücher und Anleitungen durchsucht.
KI mit Zugriff auf Ihre Datenquellen
Sie verbinden die KI mit Ihren Daten – Produktdatenblättern, Datenbanken, Preislisten und technischen Dokumentationen. Danach antwortet sie auf "Welche Befestigungslösung für Betondecken bei 100kg Last?" – nicht aus dem Internet, sondern aus Ihrem Katalog.
Rollen und Rechte – wer sieht was
Nicht jeder Mitarbeiter braucht Zugriff auf alles. Ein Azubi kann Produktinformationen abfragen, hat aber keinen Zugriff auf die Geschäftsstrategie 2026 – die bleibt der Geschäftsführung vorbehalten.
Praxisszenario
Workflows und aktive Unterstützung: Vom Lesen zum Handeln
Moderne Unternehmens-GPTs können nicht nur Daten lesen, sondern auch aktiv unterstützen:
Direkte Datenquellen-Anbindung
SharePoint, OneDrive, Google Drive, Confluence: Die KI greift sicher auf Ihre bestehenden Ablageorte zu – ohne dass Daten kopiert oder exportiert werden müssen.
Workflow-Integration
Ein Assistent kann nicht nur eine Bestellbestätigung formulieren, sondern sie direkt als Entwurf in Outlook anlegen oder eine Aufgabe in Ihrem Projektmanagement-Tool erstellen.
Mehrstufige Aufgaben
Statt nur auf einzelne Fragen zu antworten, kann die KI zusammenhängende Aufgaben abarbeiten: Informationen sammeln, aufbereiten und an der richtigen Stelle ablegen.
Wichtig zu wissen
Die Brücke zu Ihrer Systemlandschaft
Bisher war es aufwändig, KI mit bestehenden Systemen zu verbinden. Jede Anbindung brauchte eine eigene Integration. Das ändert sich gerade grundlegend.
Mit dem Model Context Protocol (MCP) gibt es seit Ende 2024 einen offenen Standard, der von allen großen Anbietern unterstützt wird – Anthropic, OpenAI, Google, Microsoft. Das bedeutet: Ein einheitlicher Weg, um KI mit verschiedenen Datenquellen zu verbinden.
Was wird dadurch möglich?
MCP gibt der KI definierte Werkzeuge an die Hand, die sie gezielt aufrufen kann. Statt nur Text zu generieren, kann sie konkrete Aktionen ausführen:
"Prüfe den Bestand von Artikel X"
Die KI fragt die Datenbank ab und liefert eine aktuelle Zahl
"Wann ist der nächste Besuchstermin bei Kunde Y?"
Die KI greift auf den Kalender oder das CRM zu
"Lege eine Aufgabe für das Angebot an Firma Z an"
Die KI erstellt den Eintrag im Projektmanagement-Tool
Praxisszenario
Das Unternehmens-GPT wird so zum ersten Ansprechpartner für Standardfragen – ohne dass Mitarbeiter zwischen fünf verschiedenen Programmen wechseln müssen.
So starten Sie richtig
Die gute Nachricht: Sie müssen nicht alles auf einmal machen. Ein sinnvoller Einstieg in drei Schritten:
Sichere Basis schaffen
Führen Sie eine Enterprise-KI-Plattform ein (Langdock, MeinGPT oder vergleichbar). Damit ist das Datenschutz-Thema gelöst und Ihre Mitarbeiter haben eine sichere Alternative zu privaten Tools.
Ersten Assistenten bauen
Wählen Sie einen Bereich mit klarem Nutzen – oft sind das Produktinformationen, technische Dokumentation oder interne Prozessbeschreibungen. Verbinden Sie den Assistenten mit den relevanten Dokumenten.
Workflow-Anbindung testen
Wenn der erste Assistent läuft, probieren Sie eine Workflow-Integration: E-Mail-Entwürfe, Kalendereinträge, Aufgaben erstellen. Hier sehen Sie schnell, wo der größte Hebel liegt.
Zeitlicher Rahmen: Die sichere Basis steht in wenigen Tagen. Ein erster Assistent ist in kurzer Zeit konfiguriert – kein Entwicklungsprojekt, sondern Konfiguration.
Fazit: KI passiert – mit oder ohne Ihren Rahmen
KI passiert in Ihrem Unternehmen – mit oder ohne Ihren Rahmen. Mit einem Unternehmens-GPT gestalten Sie diese Nutzung aktiv: sicher, produktiv und auf Ihre Prozesse zugeschnitten.
Der Mittelstand hat hier einen Vorteil: Sie sind schnell genug, um neue Technologie pragmatisch einzuführen – und nah genug an den Prozessen, um echten Mehrwert zu erkennen.
Welche Assistenten passen zu Ihrem Unternehmen?
Wir schauen uns gemeinsam Ihre Prozesse an und identifizieren die Use Cases mit dem größten Hebel – unverbindlich und praxisnah.
Jan Verhagen
Gründer bei viamind. 15+ Jahre Erfahrung in ERP-Projekten und digitalen Transformationen im Großhandel. Experte für E-Commerce, UX und die Verknüpfung von Geschäftsprozessen mit modernen Technologien.