Von ERP zu KI: Warum Prozessverständnis entscheidend ist

Nach über 60 ERP-Projekten haben wir eine klare Erkenntnis: Die besten Algorithmen bringen nichts, wenn man die Prozesse nicht versteht. Warum unsere ERP-Erfahrung der Schlüssel zu erfolgreichen KI-Projekten ist.

Die Parallele: ERP und KI scheitern am gleichen Punkt

In über 60 ERP-Projekten haben wir ein Muster erkannt: Die meisten gescheiterten Projekte hatten technisch keine Probleme. Die Software funktionierte. Die Server liefen.

Das Problem lag woanders: Die Prozesse waren nicht verstanden.

Genau das gleiche erleben wir jetzt bei KI-Projekten. Unternehmen stürzen sich auf Technologie, ohne die fundamentalen Fragen zu klären:

• •Wie läuft der Prozess heute ab – wirklich?
• •Wo liegen die Schmerzpunkte?
• •Welche Daten fließen wo hin?
• •Wer ist involviert und welche Entscheidungen werden getroffen?

Was ERP-Berater über KI wissen, das viele Tech-Experten nicht verstehen

1. Prozesse sind nie so, wie sie im Handbuch stehen

In der Theorie läuft alles nach Plan. In der Praxis gibt es Workarounds, Excel-Listen und “so machen wir das schon immer”. Ein KI-Projekt, das diese Realität ignoriert, ist zum Scheitern verurteilt.

Was wir anders machen: Wir schauen uns die echten Abläufe an – vor Ort, mit den Menschen, die täglich im Prozess arbeiten. Erst wenn wir die Realität verstanden haben, entwickeln wir KI-Lösungen.

2. Die Datenqualität entscheidet über Erfolg oder Misserfolg

“Garbage in, garbage out” – dieses Prinzip gilt bei KI noch mehr als bei ERP. Wenn Ihre Stammdaten unvollständig sind, werden es die KI-Ergebnisse auch sein.

Aus unserer ERP-Erfahrung wissen wir: Datenqualität ist kein IT-Thema, sondern eine organisatorische Herausforderung. Und genau hier setzen wir an.

3. Change Management ist wichtiger als Technologie

Die beste KI-Lösung wird nicht genutzt, wenn das Team sie nicht versteht oder akzeptiert. Das haben wir bei ERP-Projekten hundertfach gesehen – und bei KI ist es nicht anders.

Unser Ansatz: Wir binden die Mitarbeiter von Anfang an ein. Wir erklären, wir schulen, wir holen Feedback ein. Technologie ist nur ein Werkzeug – die Menschen machen den Unterschied.

Praxis-Beispiel: Rechnungsverarbeitung beim Technischen Großhändler

Ein technischer Großhändler für Elektro- und Haustechnik mit 40 Mitarbeitern bearbeitet wöchentlich etwa 200 Lieferantenrechnungen. Zwei Mitarbeiter in der Buchhaltung verbrachten durchschnittlich 2-3 Tage damit, Rechnungen manuell zu prüfen, ERP-Bestellungen zuzuordnen und freizugeben.

Der schmerzhafte Nebeneffekt: Bei dieser Bearbeitungszeit wurden regelmäßig Skonto-Fristen verpasst – hochgerechnet entgingen dem Unternehmen jährlich etwa 15.000 Euro an Ersparnissen.

Die Geschäftsführung wollte den Prozess mit KI automatisieren: OCR-Erkennung für Rechnungsdaten, automatischer Abgleich mit ERP-Bestellungen, automatische Freigabe bei Übereinstimmung.

Das technische Problem? Keins. Moderne OCR-Software erkennt Rechnungsdaten mit über 95% Genauigkeit.

Das eigentliche Problem: Bei der Prozessanalyse entdeckten wir, dass die 15 Hauptlieferanten völlig unterschiedliche Formate nutzten. Manche schickten strukturierte PDF-Rechnungen per E-Mail, andere eingescannte Papierdokumente. Aber vor allem: In den Bestellungen fehlten oft eindeutige Referenznummern oder wurden von verschiedenen Einkäufern unterschiedlich erfasst.

Die KI hätte die Rechnungen perfekt erkannt – aber die Zuordnung zu ERP-Bestellungen wäre in 40% der Fälle gescheitert. Die Buchhaltung hätte weiterhin manuell nacharbeiten müssen.

Unsere Lösung: Wir haben zuerst den Prozess optimiert. Mit den Lieferanten wurden Standards für Bestellreferenzen vereinbart. Die Einkäufer erhielten klare Vorgaben zur Bestellerfassung im ERP. Erst dann implementierten wir die KI-Lösung.

Das Ergebnis nach 3 Monaten: 70% der Rechnungen werden vollautomatisch verarbeitet und freigegeben. 25% benötigen nur noch eine kurze manuelle Prüfung. Nur 5% erfordern intensive Nacharbeit. Die Bearbeitungszeit sank um 60%. Und die Skonto-Fristen? Werden jetzt zu 95% eingehalten – 15.000 Euro jährliche Ersparnis, die vorher verloren gingen.

Warum „Praxis schlägt Theorie“ unser Leitsatz ist

Es gibt viele KI-Experten, die beeindruckende Demos zeigen können. OCR mit 99% Genauigkeit? Kein Problem. Aber wenn es darum geht, KI in echte Geschäftsprozesse zu integrieren – mit all ihren Eigenheiten, historischen Altlasten und menschlichen Faktoren – scheitern viele.

Wir haben den umgekehrten Weg gewählt: Wir kommen aus der Praxis. Wir haben gesehen, wie ERP-Projekte an fehlender Datenstandardisierung gescheitert sind. Wie die beste Software nichts brachte, weil die Mitarbeiter ihre Excel-Listen nicht aufgeben wollten. Wie ein Prozess, der auf dem Papier perfekt aussah, in der Realität an zwölf verschiedenen Sonderfällen zerbrach.

Das Ergebnis: KI-Lösungen, die funktionieren – nicht nur in der Demo, sondern im Tagesgeschäft. Bei 200 Rechnungen pro Woche. Mit 15 verschiedenen Lieferanten. Tag für Tag.

Fazit: Prozessverständnis ist der Erfolgsfaktor

KI ist kein Selbstzweck. Sie ist ein Werkzeug zur Prozessoptimierung. Und um Prozesse zu optimieren, muss man sie erst verstehen – mit all ihren Realitäten, Widersprüchen und historisch gewachsenen Eigenheiten.

Unsere ERP-Erfahrung aus über 60 Projekten ist kein Zufall – sie ist unser größter Vorteil. Sie ermöglicht es uns, KI-Projekte durchzuführen, die nicht nur technisch beeindruckend sind, sondern echten Mehrwert liefern. Die sich rechnen. Die genutzt werden. Die funktionieren.