81 % nutzen KI – aber wer steuert sie eigentlich?

Letzte Woche hat Wolters Kluwer den „Future Ready Business Report 2026“ veröffentlicht – eine Befragung von über 1.000 KMU mit weniger als 250 Mitarbeitenden in acht europäischen Ländern. Eine Zahl daraus macht gerade besonders die Runde: 81 % der deutschen KMU setzen KI-Tools wöchentlich oder täglich ein. Deutschland gehört damit zu den aktivsten KI-Nutzern unter den europäischen KMU.

Das ist beeindruckend. Und es wirft gleichzeitig eine wichtige Frage auf: Wenn KI längst im Arbeitsalltag angekommen ist, wer steuert diese Nutzung eigentlich?

Inhaltsübersicht

Ein Mittelstand unter Druck – der pragmatisch reagiert

Der Report zeichnet ein klares Bild: Deutsche KMU digitalisieren konsequent, aber unter Spannung. Steigende Kosten, Fachkräftemangel und regulatorische Anforderungen zwingen viele Unternehmen dazu, pragmatisch zu handeln. KI wird dabei vor allem für Analytics, Reporting, Automatisierung, Research Support und Financial Insights eingesetzt.

42 % nennen steigende Kosten als größte Herausforderung.

45 % haben Schwierigkeiten, qualifiziertes Personal zu finden.

80 % lagern mindestens eine Funktion an externe Dienstleister aus.

61 % investieren aktiv in Cybersecurity.

90 % fühlen sich auf kommende Regulierung vorbereitet.

Leitmotiv der Befragten

Security before Speed: Diszipliniert, sicherheitsbewusst und pragmatisch – so liest sich der Report zunächst. Genau deshalb lohnt ein zweiter Blick auf die Steuerung hinter dieser Nutzung.

Denn 81 % wöchentliche KI-Nutzung und 61 % Cybersecurity-Investment klingen nach Kontrolle. In der Praxis sehen wir häufig etwas anderes: offizielle Sicherheitsmaßnahmen auf der einen Seite – und inoffizielle Toolnutzung, die davon nichts weiß, auf der anderen. Das eine schließt das andere nicht aus. Und genau das ist das Problem.

Hohe KI-Nutzung ist kein Governance-Nachweis. Sie zeigt vor allem, dass der Bedarf längst da ist.

Die Frage, die der Report offen lässt

Was die Studie nicht beantwortet: Wie koordiniert diese Nutzung tatsächlich abläuft. Welche Tools konkret eingesetzt werden. Und ob hinter den 81 % eine bewusste Entscheidung steht – oder ob Mitarbeitende einfach zu dem greifen, was im Alltag hilft.

In unseren Projekten im technischen Handel und Großhandel sehen wir regelmäßig beides: Unternehmen, die KI gezielt einsetzen. Und solche, bei denen die Nutzung schneller gewachsen ist als der organisatorische Rahmen dafür. Das zweite Szenario ist häufiger. Das ist kein Vorwurf, sondern nachvollziehbar: Wenn leistungsfähige Tools frei verfügbar sind und gleichzeitig Personal fehlt und Kosten steigen, suchen Menschen eigenständig nach Lösungen.

Genau daraus entstehen reale Risiken

Datenschutz

Welche Daten fließen in welche Tools – und weiß die Geschäftsführung davon?

Qualität

Wer prüft, ob die KI-generierten Ergebnisse fachlich korrekt und belastbar sind?

Abhängigkeit

Was passiert, wenn die eine Person, die „das mit der KI macht“, das Unternehmen verlässt?

Wer hier nur auf Verbote setzt, gewinnt wenig. Wer alles laufen lässt, ebenfalls nicht. Der sinnvollere Weg ist ein pragmatischer Mittelweg: Nutzung sichtbar machen, Rahmen setzen und die bereits vorhandene Bereitschaft im Unternehmen konstruktiv nutzen.

Drei Hebel, die jetzt den Unterschied machen

Sichtbarkeit schaffen

Welche KI-Tools werden heute schon genutzt – offiziell und inoffiziell? Ein einfaches Audit dauert keine Woche und schafft die Grundlage für alles Weitere.

Leitplanken statt Verbote

Klare Regeln, welche Daten in welche Tools dürfen. Keine 40-seitige KI-Policy, sondern eine Seite mit konkreten Dos und Don’ts.

Interne Champions aufbauen

Die Bereitschaft ist da. Was oft fehlt, sind Multiplikatoren, die Use Cases identifizieren, Kolleginnen und Kollegen mitnehmen und den Rückkanal zur Geschäftsführung bilden.

Pragmatischer Startpunkt

Für viele Unternehmen reicht als erster Schritt kein großes Transformationsprogramm, sondern ein kompaktes Audit: Welche Tools sind im Einsatz, wo liegen sensible Daten, und wer übernimmt intern Verantwortung für die nächsten Schritte?

Der Wolters-Kluwer-Report zeigt damit vor allem eines: Der Mittelstand ist längst nicht mehr in der Frage, ob KI genutzt wird. Die eigentliche Managementfrage lautet, wie aus individueller Nutzung eine gesteuerte Praxis wird. Nicht mit Millionenbudgets, sondern mit Klarheit darüber, was bereits passiert – und wohin es führen soll.

Quelle und Einordnung

Quelle

Report

Wolters Kluwer „Future Ready Business Report 2026“

Veröffentlicht am 24. März 2026. Befragung von über 1.000 KMU mit weniger als 250 Mitarbeitenden in acht europäischen Ländern.

Für diesen Beitrag haben wir die veröffentlichten Ergebnisse aus Mittelstandsperspektive eingeordnet und mit typischen Beobachtungen aus Projekten im technischen Handel und Großhandel verbunden.

Die Studie zeigt eine starke Ausgangslage: Der Mittelstand reagiert pragmatisch, nutzt KI bereits intensiv und denkt Sicherheit mit. Genau deshalb ist jetzt der richtige Zeitpunkt, den nächsten Schritt bewusst zu gestalten.