viamind BotIhr digitaler Mitarbeiter für Chat und Telefon
Wenn jeden Tag dieselben Fragen kommen.
Wo ist meine Lieferung? Was kostet Artikel XY in Menge 50? Gibt es das auch in 2 Metern? – Tag für Tag bindet das die Zeit Ihres Teams. Dabei stehen die Antworten längst im System: im ERP, im PIM, im Ticketsystem.
Der Unterschied ist der Zugriff. viamind Bot greift live auf Ihre Systeme zu und gibt eine geprüfte Antwort – Bestellstatus, Liefertermin, Verfügbarkeit, Preisstaffel. Kein Abtippen, kein „Wir rufen zurück.” Ihr Team bleibt frei für die Anfragen, bei denen es wirklich gebraucht wird.
Da, wo Ihre Kundschaft schreibt und anruft
Web, WhatsApp und Telefon – mit demselben Wissen, denselben Workflows, derselben Stimme.
Web-Chat
Auf Ihrer Website, im Online-Shop oder im Kundenportal. Begrüßt Besuchende, qualifiziert Anfragen, leitet bei Bedarf an Vertrieb oder Support weiter.
WhatsApp & Messaging
Kundschaft schreibt dort, wo sie ohnehin ist. Bestätigt Termine, beantwortet Statusanfragen, nimmt Bestellungen entgegen.
Eingehender Anruf
viamind Bot · Voice
„Ich hätte gerne einen Rückruf zu Auftrag 4711.“
Notiz im CRM angelegt
Telefon-Assistent (Voice)
Geht ans Telefon, wenn niemand frei ist. Beantwortet einfache Fragen, leitet weiter, hinterlässt strukturierte Infos für einen Rückruf durch Ihr Team.
Sechs Anwendungsfelder aus der Mittelstands-Praxis
Konkrete Routineanfragen, die viamind Bot tagtäglich übernimmt – auch außerhalb Ihrer Öffnungszeiten.
Auftragsstatus & Lieferinfo
Nennt Auftragsnummer, Lieferstatus und Liefertermin – live aus dem ERP.
Erstanfragen qualifizieren
Erfasst Bedarf, Mengen und Branche und übergibt strukturiert an den Vertrieb.
Termin-Buchung
Bucht Service-, Beratungs- und Außendienst-Termine direkt im Kalender.
Produktauskünfte
Liefert Varianten, Verfügbarkeit und Preisstaffeln aus Ihren Systemen.
Häufige Fragen
Beantwortet Fragen zu Versand, Zahlung, Öffnungszeiten und Konditionen.
After-Sales & Reklamation
Erfasst den Reklamationsfall strukturiert und legt das Ticket im System an.
Und wenn es zählt, übernimmt ein Mitarbeiter.
Manche Anliegen gehören in die Hände eines Mitarbeiters. Ihre Kundschaft kann jederzeit nach einem Mitarbeiter fragen – der viamind Bot übergibt dann an Ihr Team, ohne dass jemand von vorn anfangen muss.
- Aktive Benachrichtigung – Ihr Team wird sofort informiert, sobald eine Übernahme gewünscht ist.
- Zusammenfassung des Verlaufs – Ihr Team sieht sofort, worum es geht und kann nahtlos das bisherige Gespräch weiterführen.
- Übernahme im selben Chat – Mitarbeitende steigen nahtlos ein, die Kundschaft bleibt im Gespräch.
Vom Tag eins als Ihre Marke.
Logo, Farben, Sprache, Tonalität – viamind Bot tritt vollständig unter Ihrer Marke auf. Ihre Kundschaft erlebt einen Bot mit Ihrer Stimme und Ihrem Namen. Dass dahinter eine fertige Lösung steckt, bleibt unsichtbar.
- Voll im Branding Ihres Unternehmens – nicht als „viamind Chat“ sichtbar
- Sprachstil und Tonalität an Ihre Kommunikation angepasst
- Gesprächsverhalten nach Ihren Vorgaben – welche Themen, welche Antworten, welche Grenzen
Design
Der Bot sieht aus wie Ihr Unternehmen – nicht wie ein Fremdprodukt.
→ Eigenes Branding, Sub-Domain, White-Label
Stimme
Tonalität und Antwortverhalten nach Ihren Vorgaben.
→ Sprachstil, Formulierungen, Gesprächsstruktur
Wissen
Der Bot kennt Ihre Daten – nicht nur allgemeines Wissen.
→ ERP, PIM, Wiki, Service-Dokumente, Custom APIs
Workflows
Was der Bot erledigt, was er weitergibt – klar geregelt.
→ Konversationslogik, Anbindung an Make / n8n
Spricht mit den Systemen, die Sie schon haben.
Echte Antworten brauchen echte Daten. viamind Bot wird direkt an Ihre Systeme angebunden – kein manuelles Nachschauen, keine Medienbrüche.
ERP
enventa Trade ERP, SAP, Sage
CRM
Kundendaten
PIM
Produkt-Stamm
Webshop
Bestände & Preise
Service-Plattform
Tickets & FAQ
viamind Bot
Antwortet mit aktuellen Daten
Über Standard-Konnektoren wo möglich, über individuelle Schnittstellen wo nötig. Jeder Zugriff dokumentiert, jede Antwort nachvollziehbar.
Kanäle & Tools, die sich anbinden lassen
Kontrolle bleibt bei Ihnen
Datenschutz, Kontrolle, Transparenz – von Anfang an eingebaut.
DSGVO-konform
Hosting in der EU. Auftragsverarbeitung dokumentiert. Daten bleiben bei Ihnen.
Kontrolle
Sie bestimmen, welche Themen der Bot beantwortet und welche Daten er dabei kennt.
Auditierbar
Jeder Dialog wird protokolliert. Sie sehen, was der Bot wann gesagt hat – wichtig bei Reklamation und Compliance.
Fragen, kurz beantwortet
Das Wichtigste zum viamind Bot – und wie er in Ihr Tagesgeschäft passt.
Welche Anfragen soll Ihr Bot übernehmen?
Erzählen Sie uns, welche Anrufe und Mails im Tagesgeschäft am meisten Zeit kosten. In einem kurzen Gespräch zeigen wir Ihnen, was viamind Bot davon abnehmen kann – ehrlich, ohne Verkaufsdruck.
"Wir nehmen uns Zeit für Sie – ohne Verkaufsdruck, dafür mit echten Einblicken aus der Praxis."
Jan Verhagen, Gründer