E-Mail-Prozesse strukturiert automatisieren
Eingehende E-Mails automatisch erkennen, auslesen und verarbeiten. Sie definieren Kategorien und Transformationen – 
viamind Flow liest, extrahiert und handelt automatisch.
KI-Hosting in der EUKeine Trainingsnutzung Ihrer DatenTypische Fälle, die Flow übernimmt
Wie es funktioniert
Vom Posteingang bis ins ERP – ein Lauf, vollständig automatisch.
Kategorie erkannt, PDF-Anhang gelesen.
Analysieren
KI liest E-Mails und Anhänge, erkennt die Inhalte und ordnet jeden Vorgang der passenden Kategorie zu.
- Anhänge lesen: PDF, Excel, Bilder
- Automatische Kategorisierung
- Konfidenz-Bewertung pro Vorgang
Transformieren
Relevante Inhalte werden extrahiert und als strukturierte Daten an ERP, CRM oder Folgeprozesse übergeben.
- Daten-Extraktion mit LLM
- Pflichtfelder & manuelles Review
- ERP-fähig: XML, CSV, JSON
Ausführen
Aus den Ergebnissen entstehen automatisch Aktionen – Labels setzen, archivieren, weiterleiten.
- Gmail- & Outlook-Aktionen
- Regelbasierte Automation
- Vollständige Protokollierung
In der Praxis
Echte Screens aus dem Produkt – so sieht ein Lauf wirklich aus.
Ein Workflow pro Postfach
Sie verbinden ein Postfach (Outlook oder Gmail) und legen fest, welche Kategorien erkannt, welche Felder extrahiert und welche Aktionen ausgelöst werden – geordnet nach Priorität.
PDF, Excel und Bilder – pro Workflow
Pro Workflow legen Sie fest, welche Anhänge ausgelesen werden: PDF, Excel/CSV als Tabelle, Bilder per Vision-KI. Die Extraktion ist eingebaut – kein separates OCR-Tool nötig.
Jede Mail automatisch kategorisiert
Eingehende Mails landen mit Konfidenz-Bewertung in der richtigen Kategorie – z.B. Kundenbestellungen. Status und Treffer sehen Sie auf einen Blick.
Transformationen – nach Ihrem Zielformat
Pro Kategorie definieren Sie das Zielformat – z.B. openTrans 2.1 für enventa Trade ERP. Eigene Definitionen als XML, CSV oder JSON, passend zu Ihrem ERP oder Folgesystem.
Belege per Klick prüfen und ergänzen
Original-Beleg und extrahierte Felder nebeneinander – Mitarbeitende korrigieren oder ergänzen bei Bedarf und speichern. Human-in-the-Loop, wo es zählt: Sie entscheiden, ab welcher Prüfqualität Belege automatisch ins ERP übernommen werden.
Aktionen & Export – automatisch
Mails verschieben oder weiterleiten, Outlook-Kategorien setzen, strukturierte Daten per SFTP ans ERP übergeben – regelbasiert pro Kategorie.
Ihre Belege trainieren keine KI-Modelle. Was Sie verarbeiten, bleibt bei Ihnen.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO inklusive.
Alle Details zu Sicherheit & DatenschutzFragen, kurz beantwortet
Datenschutz, Anbieter, Kontrolle – die drei Fragen, die am häufigsten kommen.