Wenn Ihre eingehenden Mails sich fast selbst erledigen
Eine Stunde Mail-Routine. Jeden Tag. Pro Person.
Typische Situation im Mittelstand: Bestellungen kommen als PDF-Anhang oder als formloser Mailtext. Eingangsrechnungen landen unsortiert im Postfach. Lieferscheine müssen manuell abgeglichen werden. Sachbearbeitende lesen, klassifizieren, tippen ab – Tag für Tag.
viamind Flow übernimmt diese Routine. Eingehende Mails werden automatisch analysiert, relevante Daten strukturiert extrahiert und die Folgeaktion im ERP ausgelöst. Was unsicher ist, landet im Pflichtfeld-Review.
PDF-Bestellung – mehrere Minuten Abtippen pro Vorgang
Eingangsrechnung – mehrere Klicks bis zur Buchung
Lieferschein-Abgleich – manueller Abgleich gegen Bestellung
Flow in Aktion
Kurzes Demo-Video oder Dashboard-Screenshot von flow.viamind.ai – zeigt die Pipeline von eingehender Mail bis ERP-Buchung.
Bis dahin: vollständige Produkt-Tour auf flow.viamind.ai
Vier Schritte vom Mail-Eingang zur ERP-Buchung
Eine klar strukturierte Pipeline. Mit menschlicher Kontrolle, wo sie wirklich nötig ist.
Mail eingehend
Gmail oder Outlook angebunden. Jede neue Mail durchläuft die Pipeline – ohne Eingriff Ihres Teams.
KI-Analyse
Das Sprachmodell erkennt den Mail-Typ (Bestellung, Rechnung, Anfrage) und extrahiert die relevanten Felder strukturiert.
Pflichtfeld-Check
Unklare oder unvollständige Datensätze landen im Review. Ihr Team prüft nur, was unsicher ist – nicht jeden Vorgang.
Folgeaktion im ERP
Auftrag anlegen, Rechnung erfassen, Beleg ablegen – direkt in SAP, Sage, Odoo, enventa Trade ERP oder Ihrem System.
Drei typische Anwendungsfälle
Aus echten Mittelstands-Prozessen, nicht aus dem Tech-Hochglanz-Prospekt.
Kundenbestellungen per Mail
PDF, Word, formloser Mailtext: Flow erkennt Artikelnummern, Mengen, Kundenreferenzen und legt den Auftrag im ERP an. Mit Bestätigungsmail zurück an die Kundschaft.
Eingangsrechnungen
Lieferant, Beleg-Nr., Betrag, USt., Kostenstelle. Vorerfassung in Sekunden statt Minuten. Vier-Augen-Prinzip bleibt gewahrt.
Lieferscheine & Belege
Bestell-Referenz, Mengen, Auffälligkeiten erkennen und gegen den offenen Auftrag prüfen. Mit Audit-Eintrag pro Vorgang.
Spricht mit Ihrem ERP.
Flow nutzt unsere langjährige ERP-Erfahrung – insbesondere mit enventa Trade ERP. Schnittstellen entwickeln wir individuell, wo es nötig ist. So entsteht ein durchgängiger Datenfluss von der Mail bis zur Buchung.
Mehr zu ERP-Schnittstellen & MCPAutomatisierung mit Nachvollziehbarkeit
Drei Säulen, die in jedem Compliance-Termin wichtig werden.
Audit-Trail
Jede Entscheidung der KI, jede Korrektur eines Sachbearbeitenden – lückenlos protokolliert. Revisionssicher.
Mandantenisolation & AES-256
Ihre Daten bleiben in Ihrem Mandanten. Verschlüsselung at-rest mit AES-256. Klar getrennte Zugriffe.
DSGVO-konform
Verarbeitung in der EU. Auftragsverarbeitung dokumentiert. Keine Daten an Modell-Training.
Sprechen wir über Ihren Mail-Strom
Welche Mails sich heute manuell wiederholen, sehen wir uns in einem 30-Minuten-Termin gemeinsam an. Konkrete Beispiele helfen mehr als jede Folie.
"Wir nehmen uns Zeit für Sie – ohne Verkaufsdruck, dafür mit echten Einblicken aus der Praxis."
Jan Verhagen, Gründer