Dürfen unsere Belege in die KI? Die Fragen, die Sie sich und vor allem jedem Anbieter stellen sollten

„Dürfen ein- und ausgehende Belege überhaupt in die KI?“ Diese Frage der IT bzw. der Geschäftsleitung gehört in jedes Gespräch über KI. Auf Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen stehen Kundendaten, Preise und Konditionen. Wer sie von einem KI-Dienst verarbeiten lässt, gibt sie aus der Hand. Daher ist es wichtig zu wissen, in wessen Hände sie geraten und welche Anforderungen und Risiken damit verbunden sind.

Die gute Nachricht: Die Frage lässt sich beantworten, und zwar systematisch. Datenschutz bei KI-Belegverarbeitung ist kein Bauchgefühl-Thema, sondern eine Pflichtaufgabe mit Checkliste. Wie ein Unternehmens-GPT DSGVO-konform aufgesetzt wird, haben wir in Unternehmens-GPT im Mittelstand beschrieben. Hier geht es um die sechs folgenden Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten, der Ihre Belege verarbeiten will.

Ein Beleg ist nicht einfach nur ein Dokument. Auf einer einzigen eingehenden Kundenbestellung stehen typischerweise: Name und Anschrift eines Ansprechpartners, dessen E-Mail-Adresse und Durchwahl, die vereinbarten Preise und Rabatte, Liefertermine und manchmal Bankverbindungen. Das sind personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse in einem – und sobald ein externer Dienst sie verarbeitet, liegt datenschutzrechtlich eine Auftragsverarbeitung vor. Mit allen Pflichten und Risiken für Ihr Unternehmen.

Der Markt für KI-Dokumentenverarbeitung wächst schnell, und die Anbieter unterscheiden sich in Punkten, die man von außen nicht einfach sieht. Wo stehen die Server, wird mit meinen Daten trainiert, wem gehört das Unternehmen? Die wichtigen Antworten stehen nicht auf der Preisseite. Die Datenschutzkonferenz der deutschen Aufsichtsbehörden hat dafür eine eigene Orientierungshilfe zu Künstlicher Intelligenz und Datenschutz veröffentlicht – lesenswert, aber rund 15 Seiten Behördenpapier. Für das Anbietergespräch reichen die sechs unten aufgeführten Fragen.

Achtung: „Die KI“ ist selten ein einziger Dienst. Belegautomatisierung läuft meist zweistufig – zuerst liest ein OCR- bzw. Dokumentenmodell Text und Layout aus und liefert je Feld einen Konfidenzwert, dann ordnet ein interpretierendes Modell die Werte zu. Für den Datenschutz ist das entscheidend: Es zählt nicht nur, „ob“ eine KI im Spiel ist, sondern welche Komponente wo läuft – deshalb steht die Frage nach dem Verarbeitungsort an erster Stelle.

Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: Die ersten beiden Fragen sind rechtliche Pflicht, die mittleren beiden entscheiden über das Risiko, die letzten beiden über die Qualität im Alltag.

Kein Anbieter sagt „bei uns ist der Datenschutz schwach“. Ausweichen klingt anders – und zwar erstaunlich einheitlich. Drei Formulierungen, bei denen Sie nachhaken sollten:

Fairerweise: Wir stellen diese Fragen nicht nur, wir müssen sie auch beantworten – unsere Belegverarbeitung deckt genau die Dokumente ab, um die es hier geht. So sieht der Weg eines Belegs bei uns aus – jegliche Verarbeitung in der EU:

Für das Auslesen kombinieren wir spezialisierte, in der EU betriebene Dokumentenmodelle – Mistral OCR 4 (europäischer Anbieter, self-hostbar) und Azure Document Intelligence in einer EU-Region – mit einem interpretierenden Schritt und einer menschlichen Prüfung. Dass Azure zu einem US-Konzern gehört, blenden wir dabei nicht aus (siehe Frage 4): Deshalb EU-Region, AVV und Microsofts EU-Datengrenze – und wo maximale Datenhoheit gefragt ist, lässt sich die Extraktion auch komplett self-hosted betreiben.

Die übrigen Antworten in aller Kürze: AVV mit Subunternehmerliste liegt als Standarddokument vor. Keine Nutzung Ihrer Belege für Modelltraining. viamind ist eine deutsche, inhabergeführte GmbH ohne Konzernmutter. Jeder Beleg durchläuft den oben gezeigten Prüfschritt, bevor etwas in Ihre Systeme geschrieben wird. Und Kundendaten sind mandantengetrennt gespeichert. Ein EU-Standort allein macht dabei noch nichts DSGVO-konform – erst AVV, Löschkonzept und der Ausschluss der Trainingsnutzung zusammen tun das.

Unsere Antwort ist keine Eigenwerbung, sondern dient einem seriösen Vergleich. Verlangen Sie diese Klarheit von jedem Anbieter – auch von uns. Ein Gespräch, das mit den sechs Fragen beginnt, ist für beide Seiten das ehrlichere.

Fazit

„Dürfen unsere Belege in die KI?“ ist die falsche Frage – sie klingt nach Ja oder Nein. Die richtige Frage lautet: „In welche KI, unter welchen Bedingungen?“ Mit den sechs Fragen aus diesem Beitrag können Sie das in jedem Anbietergespräch klären, ohne Jurist zu sein. Und falls Ihre IT die Fragen längst gestellt hat: Nehmen Sie ihr die Bedenken nicht übel. Genau dafür ist sie da.